Długoterminowa umowa może być korzystna dla obu stron. Zamawiający zyskuje przewidywalność ceny i ciągłość dostaw, natomiast wykonawca zapewnia sobie stabilne źródło przychodu. Problem pojawia się wtedy, gdy w trakcie współpracy gwałtownie rosną ceny surowców, energii, transportu lub wynagrodzeń, a realizacja kontraktu na pierwotnych warunkach zaczyna generować poważne straty.
Samo pogorszenie opłacalności umowy nie oznacza jednak, że przedsiębiorca może jednostronnie podnieść cenę albo odmówić dalszego wykonywania zobowiązania. Ryzyko takich sytuacji warto uregulować jeszcze przed podpisaniem kontraktu. Jednym z możliwych rozwiązań jest klauzula hardship, nazywana również klauzulą nadzwyczajnej zmiany okoliczności.
Czym jest klauzula hardship?
Klauzula hardship określa, co powinno się wydarzyć, gdy po podpisaniu umowy dojdzie do istotnej i trudnej do przewidzenia zmiany okoliczności, która poważnie zaburzy ekonomiczną równowagę kontraktu. Jej zastosowanie nie musi oznaczać, że wykonanie umowy stało się niemożliwe. Najczęściej nadal można zrealizować świadczenie, ale jego koszt jest nieporównywalnie wyższy niż zakładały strony w chwili zawierania umowy.
Dobrze przygotowana klauzula może zobowiązywać strony do podjęcia negocjacji, określać sposób zmiany wynagrodzenia, wprowadzać dodatkowy termin na osiągnięcie porozumienia, a w ostateczności umożliwiać rozwiązanie umowy. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą rozpoczynać rozmów dopiero wtedy, gdy jedna ze stron utraciła płynność finansową albo przestała realizować swoje zobowiązania.
Samo wpisanie do kontraktu ogólnego zdania o możliwości renegocjacji ceny zwykle nie wystarcza. Z postanowienia powinno wynikać, jakie zdarzenia uruchamiają procedurę, kto i w jaki sposób ma wykazać ich wpływ na koszty oraz jakie są konsekwencje braku porozumienia.
Hardship, siła wyższa i waloryzacja nie oznaczają tego samego
Klauzula hardship bywa utożsamiana z siłą wyższą, chociaż oba mechanizmy służą innym celom. Siła wyższa jest najczęściej wiązana ze zdarzeniem zewnętrznym, którego nie można było przewidzieć ani mu zapobiec, a które uniemożliwia lub zakłóca wykonanie zobowiązania. Klauzula hardship dotyczy natomiast przede wszystkim sytuacji, w której realizacja umowy jest nadal możliwa, lecz stała się nadmiernie obciążająca ekonomicznie.
Inną funkcję pełni klauzula waloryzacyjna. Pozwala ona zmieniać wynagrodzenie według wcześniej ustalonego miernika, na przykład wskaźnika inflacji, ceny określonego surowca lub kursu waluty. Jeżeli mechanizm jest jednoznaczny, zmiana ceny może następować automatycznie, bez prowadzenia każdorazowych negocjacji.
Hardship sprawdza się przy zdarzeniach, których nie da się łatwo opisać jednym wskaźnikiem. Może obejmować na przykład jednoczesny wzrost kosztów energii, transportu i materiałów albo zmianę przepisów wpływającą na sposób realizacji zamówienia. W rozbudowanych umowach klauzula hardship może funkcjonować obok postanowień dotyczących waloryzacji i siły wyższej.
Jak określić zdarzenia uruchamiające renegocjację?
Najtrudniejszym elementem klauzuli jest ustalenie progu, po którego przekroczeniu strona może zażądać rozpoczęcia negocjacji. Sformułowania takie jak „znaczny wzrost kosztów” albo „istotna zmiana sytuacji gospodarczej” pozostawiają szerokie pole do interpretacji. W razie konfliktu każda ze stron może rozumieć je inaczej.
Większą przewidywalność zapewnia połączenie opisu zdarzenia z mierzalnym skutkiem ekonomicznym. Strony mogą ustalić, że procedura zostanie uruchomiona, gdy koszt określonego surowca wzrośnie o wskazany procent, łączny koszt wykonania świadczenia przekroczy przyjęty poziom albo nastąpi zmiana prawa powodująca konkretne, udokumentowane wydatki.
Nie każdy wzrost kosztów powinien automatycznie uzasadniać zmianę kontraktu. Przedsiębiorca zazwyczaj ponosi zwykłe ryzyko prowadzenia działalności, w tym typowe wahania cen i kosztów pracy. Klauzula powinna oddzielać zwykłe ryzyko gospodarcze od zdarzeń, które rzeczywiście wykraczają poza założenia przyjęte podczas negocjowania umowy.
Procedura renegocjacji jest równie ważna jak przesłanki
Skuteczna klauzula hardship powinna wskazywać, jak strona ma zgłosić zmianę okoliczności. Warto określić termin na przekazanie zawiadomienia, wymagane dokumenty oraz dane pozwalające ocenić wpływ zdarzenia na realizację umowy. Mogą to być faktury, zestawienia kosztów, cenniki dostawców lub kalkulacje sporządzone według uzgodnionej metodologii.
Należy również ustalić, co dzieje się z umową podczas negocjacji. Brak takiego postanowienia może prowadzić do sporu o to, czy wykonawca ma nadal realizować świadczenie na dotychczasowych warunkach. Kontrakt może przewidywać czasowe utrzymanie obecnej ceny, rozliczenie wyrównawcze po zakończeniu rozmów albo zastosowanie rozwiązania przejściowego.
Jednym z podmiotów wspierających przedsiębiorców w analizie i konstruowaniu umów handlowych jest KRS Kancelaria. Przygotowanie klauzuli hardship wymaga bowiem sprawdzenia jej powiązań z postanowieniami dotyczącymi odpowiedzialności, kar umownych, wypowiedzenia kontraktu, waloryzacji oraz siły wyższej.
Co w przypadku, gdy negocjacje nie przyniosą porozumienia?
Obowiązek przystąpienia do negocjacji nie oznacza obowiązku zaakceptowania propozycji drugiej strony. Dlatego klauzula powinna przewidywać rozwiązanie na wypadek, gdy rozmowy zakończą się niepowodzeniem. Może nim być mediacja, skorzystanie z opinii niezależnego eksperta, czasowe zawieszenie części obowiązków albo prawo do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy.
Istotne jest także wskazanie, czy ekspert ma jedynie ocenić wysokość wzrostu kosztów, czy jego rozstrzygnięcie ma być dla stron wiążące. Bez precyzyjnego opisania tej kwestii dodatkowa procedura może stać się kolejnym źródłem sporu.
Zbyt łatwa możliwość rozwiązania umowy osłabia jej stabilność. Z kolei brak jakiegokolwiek mechanizmu wyjścia może zmuszać strony do kontynuowania współpracy, która utraciła ekonomiczny sens. Ostateczny model powinien zależeć między innymi od czasu trwania kontraktu, dostępności innych dostawców oraz znaczenia umowy dla działalności obu przedsiębiorstw.
Czy można powołać się na zmianę okoliczności bez klauzuli hardship?
Brak klauzuli hardship nie oznacza, że przedsiębiorca zawsze pozostaje bez ochrony. Artykuł 357¹ Kodeksu cywilnego przewiduje możliwość ingerencji sądu w zobowiązanie w przypadku nadzwyczajnej zmiany stosunków. Jeżeli spełnienie świadczenia wiązałoby się z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawieraniu umowy, sąd może zmienić sposób wykonania zobowiązania, wysokość świadczenia, a nawet rozwiązać umowę.
Jest to jednak mechanizm wyjątkowy i wymagający spełnienia ustawowych przesłanek. Nie każdy wzrost kosztów, spadek marży czy niekorzystna zmiana sytuacji rynkowej uzasadnia ingerencję sądu. Konieczne jest również przeprowadzenie postępowania i przedstawienie dowodów pokazujących zarówno charakter zmiany, jak i jej wpływ na konkretny kontrakt.
Umowna klauzula hardship pozwala stronom wcześniej ustalić własną procedurę reagowania na określone zdarzenia. Może dzięki temu ograniczyć ryzyko wieloletniego sporu i stworzyć przestrzeń do renegocjacji, zanim problemy finansowe uniemożliwią dalszą współpracę.
Klauzula musi odpowiadać konkretnemu kontraktowi
Nie istnieje jeden uniwersalny wzór klauzuli hardship. Inne ryzyka występują w umowie o roboty budowlane, inne w wieloletnim kontrakcie dostawy, a jeszcze inne w umowie dotyczącej usług informatycznych. Kopiowanie postanowienia z przypadkowego wzoru może prowadzić do sytuacji, w której klauzula formalnie znajduje się w umowie, ale nie obejmuje zdarzenia, które rzeczywiście zagrozi jej wykonaniu.
Przed podpisaniem kontraktu warto określić najważniejsze składniki kosztów, możliwe źródła zakłóceń oraz granicę ryzyka, które każda ze stron jest gotowa ponosić. Dopiero na tej podstawie można przygotować mechanizm renegocjacji, który będzie jednocześnie precyzyjny, wykonalny i dopasowany do realiów danej współpracy.