Wielotygodniowe rozmowy, uzgodnione warunki współpracy, zaakceptowany projekt umowy i wyznaczony termin jej podpisania mogą tworzyć przekonanie, że zawarcie kontraktu jest już tylko formalnością. Zdarza się jednak, że jedna ze stron niespodziewanie wycofuje się z transakcji. Drugi przedsiębiorca pozostaje wówczas z kosztami analiz, doradców, przygotowania produkcji, rezerwacji personelu lub dostosowania infrastruktury do planowanej współpracy.
Samo zakończenie negocjacji nie oznacza jeszcze, że niedoszły kontrahent powinien zwrócić poniesione wydatki. Strony co do zasady mogą prowadzić rozmowy, zmieniać stanowisko, a ostatecznie zrezygnować z zawarcia umowy. Granicą tej swobody jest jednak obowiązek prowadzenia negocjacji zgodnie z dobrymi obyczajami.
Swoboda negocjacji nie jest nieograniczona
Zgodnie z Kodeksem cywilnym umowa negocjowana przez strony zostaje zawarta wtedy, gdy osiągną one porozumienie co do wszystkich postanowień, które były przedmiotem rozmów. Dopóki to nie nastąpi, żadna ze stron nie może automatycznie zakładać, że kontrakt na pewno dojdzie do skutku.
Nie oznacza to jednak, że przebieg negocjacji jest prawnie obojętny. Strona, która rozpoczęła lub prowadziła rozmowy z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez rzeczywistego zamiaru zawarcia umowy, może być zobowiązana do naprawienia szkody poniesionej przez drugą stronę wskutek tego, że liczyła ona na zawarcie kontraktu. Odpowiedzialność ta bywa określana jako odpowiedzialność przedkontraktowa.
Kluczowe znaczenie ma zatem nie tylko sam fakt zerwania rozmów, lecz również sposób ich prowadzenia. Rezygnacja może być uzasadniona zmianą sytuacji finansowej, pojawieniem się korzystniejszej oferty, negatywnym wynikiem badania prawnego przedsiębiorstwa albo brakiem porozumienia w kwestii istotnego postanowienia. Takie okoliczności nie muszą świadczyć o działaniu sprzecznym z dobrymi obyczajami.
Kiedy zakończenie rozmów może naruszać dobre obyczaje?
Podejrzenie prowadzenia negocjacji w złej wierze może pojawić się wtedy, gdy zachowanie kontrahenta wskazuje, że od początku nie zamierzał zawrzeć umowy albo utrzymywał drugą stronę w błędnym przekonaniu, choć wiedział już, że transakcja nie zostanie sfinalizowana.
Przykładem może być prowadzenie pozornych negocjacji wyłącznie w celu poznania technologii, cen, procedur lub innych informacji biznesowych konkurenta. Podobnie należy ocenić sytuację, w której przedsiębiorca przeciąga rozmowy, aby zablokować kontrahentowi możliwość zawarcia umowy z innym podmiotem. Wątpliwości może wzbudzać także nagłe wycofanie się po wydaniu drugiej stronie jednoznacznego polecenia rozpoczęcia kosztownych przygotowań, jeżeli decyzja o rezygnacji została faktycznie podjęta wcześniej.
Każda sprawa wymaga jednak osobnej analizy. Sam zaawansowany etap negocjacji, przygotowanie projektu umowy czy nawet uzgodnienie większości warunków nie przesądza jeszcze o odpowiedzialności. Trzeba wykazać konkretne zachowanie naruszające dobre obyczaje oraz związek pomiędzy tym zachowaniem a powstałą szkodą.
Jakiego odszkodowania można dochodzić?
Odpowiedzialność za nierzetelne prowadzenie negocjacji nie oznacza, że poszkodowany otrzyma wszystko, co zarobiłby po wykonaniu planowanej umowy. Ochrona obejmuje przede wszystkim interes związany z zaufaniem do uczciwie prowadzonych rozmów. Celem odszkodowania jest więc doprowadzenie poszkodowanego do sytuacji, w której znajdowałby się, gdyby nie rozpoczął lub nie kontynuował negocjacji prowadzonych przez drugą stronę z naruszeniem dobrych obyczajów.
Roszczenie może obejmować między innymi uzasadnione koszty przygotowania projektu umowy, pomocy prawnej, analiz technicznych, podróży, tłumaczeń, ekspertyz lub innych działań podjętych bezpośrednio na potrzeby planowanej transakcji. W określonych przypadkach znaczenie może mieć również utrata realnej możliwości zawarcia innego kontraktu. Nie wystarczy jednak ogólne stwierdzenie, że przedsiębiorca mógł współpracować z kimś innym. Konieczne jest udowodnienie, że alternatywna możliwość rzeczywiście istniała i została utracona wskutek polegania na prowadzonych negocjacjach.
Co do zasady nie można natomiast utożsamiać szkody z całym zyskiem oczekiwanym z umowy, która ostatecznie nie została zawarta. Odpowiedzialność przedkontraktowa nie służy do rozliczenia kontraktu tak, jak gdyby został podpisany i następnie niewykonany.
Najważniejszy może okazać się przebieg rozmów
W sporach dotyczących zerwanych negocjacji zasadnicze znaczenie mają dowody pokazujące nie tylko ich końcowy etap, lecz również wcześniejsze zachowanie stron. Warto zabezpieczyć przede wszystkim:
- korespondencję e-mailową i wiadomości przesyłane przez komunikatory;
- kolejne wersje projektu umowy wraz z naniesionymi zmianami;
- protokoły spotkań oraz podsumowania rozmów;
- listy intencyjne, term sheety i umowy o zachowaniu poufności;
- polecenia rozpoczęcia określonych przygotowań;
- faktury, zamówienia i potwierdzenia poniesionych kosztów;
- dokumenty dotyczące alternatywnych ofert odrzuconych w czasie negocjacji.
Pojedyncza wiadomość rzadko przesądza o wyniku sprawy. Zwykle istotna jest cała sekwencja zdarzeń: składane zapewnienia, zakres osiągniętego porozumienia, moment podjęcia decyzji o rezygnacji oraz to, czy druga strona została o niej niezwłocznie poinformowana.
Jeżeli wartość niedoszłej transakcji lub poniesionych nakładów jest znaczna, dokumenty powinny zostać ocenione jeszcze przed wystąpieniem z roszczeniem. Analiza może wykazać zarówno podstawy odpowiedzialności przedkontraktowej, jak i inne możliwe źródła roszczeń. W sprawach obejmujących negocjowanie umów i spory pomiędzy przedsiębiorcami wsparcie prawne zapewnia kancelaria Chudzik i Wspólnicy.
Czy list intencyjny zabezpiecza strony?
Podpisanie listu intencyjnego nie zawsze oznacza zobowiązanie do zawarcia umowy głównej. Najczęściej dokument potwierdza dotychczasowe ustalenia i określa zasady dalszych rozmów. Jego znaczenie zależy jednak od treści, a nie od nadanej mu nazwy.
W liście intencyjnym mogą znaleźć się postanowienia, które mają być wiążące niezależnie od wyniku negocjacji. Dotyczy to w szczególności poufności, wyłączności rozmów, zakazu kontaktowania się z innymi oferentami, podziału kosztów doradców albo obowiązku zwrotu określonych wydatków. Naruszenie takich postanowień może prowadzić do odpowiedzialności na zasadach wynikających bezpośrednio z dokumentu, nawet jeśli umowa główna ostatecznie nie zostanie zawarta.
Przed podpisaniem listu intencyjnego warto zatem wyraźnie rozdzielić niewiążące założenia przyszłej transakcji od zobowiązań, które mają obowiązywać już na etapie negocjacji. Pozwala to ograniczyć późniejsze spory o to, czy dokument był jedynie deklaracją dalszych rozmów, czy zawierał samodzielne obowiązki stron.
Jak ograniczyć ryzyko sporu przed podpisaniem umowy?
Przedsiębiorca nie powinien zakładać, że każdy projekt umowy przesłany przez kontrahenta stanowi gwarancję jej zawarcia. Jednocześnie druga strona nie powinna zachęcać do ponoszenia znacznych kosztów, jeżeli nie podjęła jeszcze decyzji o transakcji albo jej zgoda zależy od dodatkowych warunków.
Bezpiecznym rozwiązaniem jest określenie już na początku negocjacji, które ustalenia są wiążące, kto ponosi koszty przygotowań oraz jakie warunki muszą zostać spełnione przed zawarciem umowy. Jeżeli jedna ze stron ma rozpocząć kosztowne działania jeszcze przed podpisaniem kontraktu, zasady ich finansowania lub zwrotu powinny zostać uregulowane w osobnym porozumieniu.
Rzetelne dokumentowanie rozmów chroni obie strony. Pozwala dochodzić naprawienia szkody w przypadku negocjacji prowadzonych w złej wierze, ale może również wykazać, że rezygnacja z transakcji była uzasadniona, a kontrahent znał ryzyko niepodpisania umowy.
Zerwane negocjacje nie zawsze pozostają bez konsekwencji
Prawo nie nakłada na przedsiębiorców obowiązku zawarcia każdej negocjowanej umowy. Chroni jednak stronę, która poniosła szkodę, ponieważ druga strona prowadziła rozmowy w sposób nierzetelny, pozorny lub sprzeczny z dobrymi obyczajami.
Ocena możliwości dochodzenia odszkodowania wymaga odtworzenia całego przebiegu negocjacji. Istotne są przyczyny rezygnacji, składane zapewnienia, zakres poniesionych kosztów oraz zachowanie kontrahenta w chwili, gdy wiedział już, że umowy nie podpisze. Dopiero zestawienie tych okoliczności pozwala rozstrzygnąć, czy doszło jedynie do dozwolonego zakończenia rozmów, czy również do naruszenia zasad, za które przedsiębiorca może ponosić odpowiedzialność.