Klient wpłaca zaliczkę na prowadzenie sprawy i kancelaria od razu musi rozliczyć od niej VAT, choć w podatku dochodowym nie ma jeszcze przychodu. Takich rozbieżności w rozliczeniach adwokatów i radców prawnych jest więcej, a od 1 stycznia 2027 roku mogą do nich dojść kary za faktury wystawione poza KSeF. Te kwestie po kolei omawia biuro rachunkowe Agmer, które prowadzi księgowość kancelarii adwokackich i radcowskich oraz spółek partnerskich.
Kiedy zaliczka od klienta staje się przychodem?
W VAT zaliczka rodzi obowiązek podatkowy w dniu jej otrzymania, więc kancelaria wykazuje podatek w rozliczeniu za okres, w którym ją dostała. Gdy płaci firma, fakturę zaliczkową trzeba wystawić najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca. Osobie prywatnej wystawia się ją tylko na jej żądanie. W podatku dochodowym zaliczka na usługę wykonywaną w kolejnych okresach nie jest jeszcze przychodem. Przychód powstaje dopiero z chwilą wykonania usługi, a jeśli strony ustaliły w umowie okresy rozliczeniowe, w ostatnim dniu każdego z nich.
Dlatego kancelaria powinna prowadzić ewidencję zaliczek z podziałem na klientów i sprawy. Bez niej trudno ustalić, która część wpłat jest już przychodem, a która tylko przedpłatą do rozliczenia, a wówczas łatwo zapłacić podatek dochodowy za wcześnie albo za późno.
Jak rozliczać koszty sądowe i sprzedaż dla osób prywatnych?
Gdy kancelaria uiszcza opłaty sądowe i skarbowe w imieniu i na rzecz klienta, a potem dostaje od niego zwrot, te kwoty nie wchodzą do podstawy opodatkowania VAT. Ujmuje się je przejściowo, poza przychodami i kosztami. Kancelaria musi jednak udokumentować, że wydatek dotyczył konkretnego klienta, na przykład potwierdzeniem przelewu z sygnaturą sprawy. Jeśli kupuje usługę we własnym imieniu i obciąża klienta jej kosztem, zwrot staje się częścią wynagrodzenia i podlega opodatkowaniu VAT.
Usługi prawne świadczone osobom prywatnym trzeba rejestrować na kasie fiskalnej od pierwszej sprzedaży, bez względu na wysokość obrotów. Wyjątkiem są usługi świadczone w całości na odległość i w pełnej kwocie opłacone przelewem, jeśli z ewidencji wynika, czego dotyczy płatność. Notariusze nie muszą rejestrować czynności notarialnych na kasie, ale adwokatów i radców prawnych takie zwolnienie nie obejmuje. W ewidencji kancelarii osobno ujmuje się:
- zaliczki klientów z podziałem na sprawy,
- wydatki ponoszone w imieniu klientów, takie jak opłaty sądowe i skarbowe,
- sprzedaż dla osób prywatnych zarejestrowaną na kasie fiskalnej,
- faktury dla firm wystawiane w KSeF.
Jak wystawiać e-faktury w KSeF, nie naruszając tajemnicy zawodowej?
Krajowy System e-Faktur obowiązuje większość podatników VAT od 1 kwietnia 2026 roku, a największe firmy już od 1 lutego 2026 roku. Kancelaria może wystawiać faktury poza systemem do końca 2026 roku, jeśli jej sprzedaż brutto udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł w miesiącu. Po przekroczeniu tego limitu musi od razu przejść do KSeF. Obowiązujące przepisy przewidują, że od 1 stycznia 2027 roku faktura wystawiona poza KSeF może kosztować nawet 100% wykazanego na niej VAT. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie terminu stosowania kar na koniec 2027 roku, ale ta zmiana wymaga jeszcze nowelizacji ustawy. Obowiązek nie obejmuje faktur dla konsumentów, które kancelaria może nadal wystawiać poza systemem.
Faktura w KSeF trafia do systemu administracji skarbowej i widzi ją nabywca oraz osoby, którym nadał uprawnienia. Przepisy wymagają tylko nazwy usługi, dlatego na fakturze można wpisać ogólne określenie, na przykład „pomoc prawna zgodnie z umową z dnia…”. Nazwiska stron przeciwnych, sygnatury i szczegóły postępowania lepiej zostawić w umowie i zestawieniu godzin. Biuro rachunkowe dostaje w KSeF dostęp wyłącznie do faktur, bez wglądu w akta spraw.
Planując 2027 rok, kancelaria może też jeszcze raz przemyśleć formę opodatkowania. Ryczałt dla adwokatów i radców prawnych wynosi 17%, ale przy wysokich kosztach prowadzenia kancelarii korzystniejszy bywa podatek liniowy. Rządowy projekt skierowany we wrześniu do Sejmu ma zostawić ryczałt tylko podatnikom z przychodem do 250 000 euro w poprzednim roku. Ponieważ 20 lutego przypada w sobotę, zmianę formy na 2027 rok można zgłosić do poniedziałku 22 lutego.
Agmer świadczy usługi księgowe dla prawników prowadzących jednoosobowe kancelarie, spółki partnerskie i spółki z o.o., również dla tych, którzy obsługują klientów z zagranicy. Ewidencjonuje zaliczki i koszty sądowe, prowadzi sprawy kadrowe aplikantów i asystentów oraz reprezentuje kancelarie przed urzędem skarbowym i ZUS. Tajemnicę zawodową zabezpiecza umową powierzenia przetwarzania danych i szyfrowaną komunikacją. Obsługa jednoosobowej kancelarii kosztuje od 199 zł netto miesięcznie, a spółki od 999 zł netto. Kancelarie z innych miast obsługuje z Krakowa przez internet.
Artykuł powstał we współpracy z biurem rachunkowym Agmer – https://agmerrachunkowosc.pl.