Legalne zatrudnienie cudzoziemca wymaga czegoś więcej niż sprawdzenia paszportu i podpisania umowy. Przed rozpoczęciem pracy trzeba ustalić, czy dana osoba legalnie przebywa w Polsce, czy jej tytuł pobytowy pozwala na podjęcie pracy oraz czy potrzebne jest zezwolenie, oświadczenie lub inna podstawa dostępu do rynku pracy.
Znaczenie mają również warunki zatrudnienia i terminy poszczególnych formalności. Błąd na którymkolwiek z tych etapów może sprawić, że praca będzie wykonywana nielegalnie. Dlatego zamiast traktować legalizację jako jeden wniosek do urzędu, lepiej spojrzeć na nią jak na cały proces, który zaczyna się jeszcze przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy.
Jak legalnie zatrudnić cudzoziemca w Polsce krok po kroku?
Pierwszym krokiem jest ustalenie sytuacji konkretnej osoby. Inne zasady mogą dotyczyć obywatela UE, inne osoby objętej ochroną czasową, a jeszcze inne cudzoziemca, dla którego konieczne jest uzyskanie zezwolenia na pracę.
W praktyce proces obejmuje kilka podstawowych etapów:
- sprawdzenie tożsamości cudzoziemca i dokumentów potwierdzających legalność jego pobytu w Polsce;
- ustalenie, czy dana osoba może pracować bez dodatkowego zezwolenia, czy konieczne jest uzyskanie odpowiedniego dokumentu;
- dopełnienie formalności właściwych dla wybranej podstawy wykonywania pracy;
- zawarcie pisemnej umowy przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy;
- dopilnowanie, aby rzeczywiste warunki pracy były zgodne z warunkami określonymi w dokumentach;
- zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych, jeśli podlega takiemu obowiązkowi;
- wykonanie wymaganych zgłoszeń i powiadomień związanych z daną procedurą.
Nie zawsze więc legalizacja przebiega według identycznego schematu. Przed rozpoczęciem formalności trzeba najpierw ustalić, które przepisy dotyczą konkretnego pracownika.
Jakie dokumenty cudzoziemca należy sprawdzić przed zatrudnieniem?
Przede wszystkim należy zweryfikować dokument potwierdzający tożsamość cudzoziemca oraz podstawę jego legalnego pobytu w Polsce. W zależności od sytuacji może to być np. odpowiednia wiza, karta pobytu albo inny dokument uprawniający do pobytu.
Następnie trzeba ustalić, czy posiadany przez cudzoziemca tytuł pobytowy pozwala mu wykonywać pracę oraz czy potrzebna jest dodatkowa podstawa, np. zezwolenie na pracę albo oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.
To ważne, ponieważ legalny pobyt i legalna praca to dwie kwestie, które trzeba rozpatrywać łącznie. Sam fakt posiadania ważnego dokumentu pobytowego nie oznacza jeszcze, że cudzoziemiec może podjąć dowolną pracę na dowolnych warunkach.
Pracodawca powinien również sprawdzać terminy ważności dokumentów i przechowywać wymaganą dokumentację. Przy większej liczbie zatrudnionych osób z zagranicy bieżące monitorowanie terminów staje się więc istotną częścią całego procesu.
W razie wątpliwości dotyczących wymaganych dokumentów firma może skorzystać ze wsparcia AB OVO Solutions w zatrudnianiu pracowników z zagranicy.
Kiedy potrzebne jest zezwolenie na pracę, a kiedy wystarczy oświadczenie?
Nie każdy cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia na pracę. Część osób ma dostęp do polskiego rynku pracy na innych zasadach, a w określonych przypadkach można zastosować uproszczoną procedurę oświadczeniową.
W 2026 roku oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi może dotyczyć obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Oświadczenie składa pracodawca, a cudzoziemiec może rozpocząć pracę po jego wpisaniu do ewidencji, jeżeli spełnione są również pozostałe wymagania dotyczące legalnego zatrudnienia.
| Cecha | Oświadczenie o powierzeniu pracy | Zezwolenie na pracę |
|---|---|---|
| Kogo może dotyczyć | obywateli państw objętych procedurą oświadczeniową | cudzoziemców, dla których wymagane jest zezwolenie |
| Organ | właściwy powiatowy urząd pracy | właściwy wojewoda |
| Charakter procedury | uproszczona | postępowanie w sprawie wydania zezwolenia |
| Forma | elektroniczna | elektroniczna |
Od 1 grudnia 2025 roku opłata za złożenie oświadczenia wynosi 400 zł. Lista państw objętych uproszczoną procedurą może się zmieniać, dlatego przed rozpoczęciem rekrutacji warto sprawdzić jej aktualny zakres.
Trzeba też pamiętać, że zezwolenie i oświadczenie nie są jedynymi możliwościami. Niektóre grupy cudzoziemców mogą wykonywać pracę bez tych dokumentów na podstawie swojego statusu lub innych przepisów.
Jakie są procedury zgłoszeniowe na portalu Biznes.gov.pl?
Od 1 czerwca 2025 roku procedury dotyczące zezwoleń na pracę zostały zinformatyzowane. Również formalności związane z oświadczeniami o powierzeniu pracy cudzoziemcom realizuje się elektronicznie.
Zakres czynności zależy od podstawy wykonywania pracy. W przypadku procedury oświadczeniowej pracodawca składa oświadczenie elektronicznie do właściwego powiatowego urzędu pracy. Po wpisaniu go do ewidencji i zawarciu umowy trzeba również przekazać urzędowi jej kopię przed rozpoczęciem pracy cudzoziemca.
Pracodawca ma ponadto obowiązki informacyjne związane z tym, czy cudzoziemiec rzeczywiście podjął pracę. Przy procedurze oświadczeniowej informację o rozpoczęciu pracy należy przekazać w ciągu 7 dni, natomiast o jej niepodjęciu – w ciągu 14 dni od wskazanej daty rozpoczęcia.
Nie warto więc traktować uzyskania zezwolenia lub wpisania oświadczenia do ewidencji jako końca całego procesu. Także później mogą pojawiać się obowiązki związane z przekazywaniem dokumentów i informowaniem właściwych organów.
Jakie ryzyka wiążą się z brakiem legalizacji zatrudnienia?
Nielegalne powierzenie pracy nie ogranicza się do sytuacji, w której pracownik w ogóle nie ma wymaganych dokumentów. Problem może powstać również wtedy, gdy cudzoziemiec pracuje na innych warunkach niż te, na które pozwalają dokumenty stanowiące podstawę jego zatrudnienia.
Ryzyko może wynikać m.in. z:
- dopuszczenia cudzoziemca do pracy mimo braku wymaganej podstawy;
- nieprawidłowego zweryfikowania jego prawa do pobytu i pracy;
- niezawarcia wymaganej pisemnej umowy;
- niedopełnienia obowiązku przekazania jej kopii właściwemu organowi;
- wykonywania pracy na warunkach niezgodnych z dokumentami;
- niedotrzymania obowiązków informacyjnych związanych z daną procedurą.
Dlatego legalizacji nie powinno się sprowadzać do jednorazowego uzyskania dokumentu. Sytuację pracownika trzeba kontrolować również w trakcie zatrudnienia, szczególnie gdy zmieniają się jego warunki pracy albo kończy się ważność dokumentów.
Jakie kary grożą pracodawcy za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?
Od 1 czerwca 2025 roku za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi grozi grzywna od 3000 do 50 000 zł. Przepisy przewidują przy tym, że kara za takie naruszenie jest wymierzana w wysokości nie niższej niż 3000 zł za jednego cudzoziemca.
Osobne sankcje dotyczą również konkretnych uchybień formalnych. Przykładowo za niewykonanie określonych obowiązków informacyjnych związanych z podjęciem, niepodjęciem lub zakończeniem pracy na podstawie oświadczenia może grozić grzywna od 500 do 5000 zł.
Wyższe sankcje przewidziano w przypadku niektórych poważniejszych naruszeń. Doprowadzenie cudzoziemca do nielegalnego wykonywania pracy poprzez m.in. wprowadzenie go w błąd, wykorzystanie jego błędu lub zależności służbowej zagrożone jest grzywną od 6000 do 50 000 zł, przy czym również tutaj znaczenie ma liczba osób, których dotyczy naruszenie.
Przy zatrudnianiu większej liczby cudzoziemców szczególnie ważne stają się więc poprawność dokumentacji i pilnowanie terminów dla każdej osoby. AB OVO Solutions wspiera firmy w rekrutacji pracowników z zagranicy, ich zatrudnianiu oraz formalnościach związanych z legalizacją pobytu i pracy. Dzięki temu przedsiębiorstwo może przekazać agencji część obowiązków związanych z całym procesem zamiast prowadzić je samodzielnie.