Rekruter ma gotowego kandydata, pracodawca czeka, a teczka wydaje się kompletna. Potem okazuje się, że jedno zaświadczenie jest po ukraińsku, a dyplom po gruzińsku i nikt nie zlecił ich przekładu. Tłumaczenie dokumentów cudzoziemców rzadko jest najtrudniejszą częścią legalizacji, a mimo to potrafi ją opóźnić.
Ten tekst jest dla osób, które w agencji pracy albo firmie legalizacyjnej regularnie kompletują dokumenty wielu kandydatów i przekazują je do urzędów. Pokazuje jak zaplanować tłumaczenia, żeby wniosek nie czekał i jak samemu prawie zapomnieć o tłumaczeniach, bo robi to ktoś za nas.
Gdzie wniosek najczęściej czeka na tłumaczenie
Wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy składa się dziś wyłącznie elektronicznie, przez Moduł Obsługi Spraw (MOS), najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu cudzoziemca w Polsce. Cudzoziemiec podpisuje go elektronicznie, a potem stawia się osobiście w urzędzie, żeby złożyć odciski palców.
Po stronie pracodawcy jest podobnie. Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę i dokumenty do niego składa się za pomocą systemu teleinformatycznego, a wniosek złożony w inny sposób pozostaje bez rozpoznania. Do wniosku pracodawca dołącza cyfrowe odwzorowania dokumentów, a oryginały przedstawia do wglądu na żądanie urzędu.
Obie ścieżki są więc elektroniczne i w obu liczy się komplet. Urząd Wojewódzki w Poznaniu informuje, że dołączenie wszystkich dokumentów w MOS już przy składaniu wniosku może ograniczyć korespondencję urzędową i skrócić czas załatwienia sprawy. W trakcie postępowania urząd może też wezwać do dostarczenia kolejnych dokumentów.
Brak tłumaczenia to jedno z uchybień, których najłatwiej uniknąć. Dokument w języku obcym dołącza się do wniosku o pobyt razem z tłumaczeniem przysięgłym, więc każde nieprzetłumaczone pismo w teczce kandydata może oznaczać dodatkową korespondencję z urzędem. W agencji, która prowadzi kilkudziesięciu kandydatów naraz, każda taka sprawa to kolejna rzecz do pilnowania.
Dokumenty do pobytu i zezwolenia na pracę: przysięgłe czy zwykłe
Tu odpowiedź jest prosta. Dokumenty w języku obcym, które dołącza się do wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy, składa się razem z tłumaczeniem na język polski wykonanym przez tłumacza przysięgłego tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości w Polsce. Urzędy wojewódzkie powtarzają ten wymóg w swoich instrukcjach. Podlaski Urząd Wojewódzki precyzuje, że chodzi o tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, a Łódzki Urząd Wojewódzki pisze o polskim tłumaczu przysięgłym.
Ta sama zasada obowiązuje przy tłumaczeniu dokumentów do zezwolenia na pracę. Dokumenty w języku obcym, które pracodawca dołącza do wniosku o zezwolenie na pracę albo do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, składa się z tłumaczeniem przysięgłym na język polski. Wyjątkiem są dokumenty podróży, np. paszport. Wymóg zapisano w rozporządzeniu o dokumentach dołączanych do wniosków, stosowanym od 1 grudnia 2025 r. i wydanym do ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która obowiązuje od 1 czerwca 2025 r. Listy dokumentów przygotowane wcześniej warto więc porównać z aktualnymi instrukcjami urzędów.
W zależności od procedury tłumaczenia dokumentów cudzoziemców mogą być potrzebne m.in. przy zezwoleniach na pracę, zezwoleniach na pobyt czasowy i pracę czy przy uzyskaniu karty pobytu. Zakres dokumentów wymaganych przez urząd zależy od konkretnej procedury i sytuacji cudzoziemca.
Kto jest tłumaczem przysięgłym? Osoba, która nabyła uprawnienia tłumacza przysięgłego, może wykonywać zawód dopiero po złożeniu ślubowania i wpisaniu na listę tłumaczy przysięgłych. Listę prowadzi Minister Sprawiedliwości, a Urząd Wojewódzki w Poznaniu odsyła cudzoziemców do wyszukiwarki tłumaczy na stronie ministerstwa.
W praktyce oznacza to, że do wniosku o pobyt czy o zezwolenie na pracę nie wystarczy przekład zrobiony przez znajomego, rekrutera znającego język lub przez narzędzie do tłumaczenia maszynowego. Tłumaczenie zwykłe ma swoje miejsce, ale gdzie indziej. Wracamy do tego przy dokumentach dla samego pracownika.
Dyplomy, świadectwa i uprawnienia zawodowe
Dyplomy i świadectwa są potrzebne m.in. wtedy, gdy trzeba wykazać kwalifikacje. Szczególnie ważne jest to w zawodach regulowanych. Wydania zezwolenia na pracę odmawia się, jeśli cudzoziemiec nie spełnia wymagań kwalifikacyjnych w zawodzie regulowanym, którego dotyczy wniosek. Samo zezwolenie na pracę nie zwalnia też z wymogów, od których zależy wykonywanie takiego zawodu.
Jeśli dokument potwierdzający kwalifikacje jest w języku obcym i trafia do wniosku o pobyt albo o zezwolenie na pracę, obowiązuje zasada z poprzedniej części: potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe. Dobry przykład podaje Powiatowy Urząd Pracy we Włoszczowie. Zagraniczne prawo jazdy kierowcy samochodu ciężarowego traktuje jako dokument potwierdzający kwalifikacje do zawodu regulowanego i wymaga jego tłumaczenia przysięgłego.
Przy rekrutacji do zawodów regulowanych, takich jak zawód kierowcy z przykładu powyżej, dokumenty kwalifikacyjne lepiej przekazać do tłumaczenia razem z resztą teczki, a nie dopiero wtedy, gdy urząd o nie zapyta. Dotyczy to dyplomów, świadectw i innych dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe. Tłumaczymy takie dokumenty razem z pozostałymi dokumentami kandydatów, podobnie jak dokumentację dotyczącą zatrudnienia.
Dokumenty dla samego pracownika: umowa, regulamin, BHP
Druga grupa dokumentów nie jest dołączana do wniosku o pobyt czy o zezwolenie na pracę. Ma przede wszystkim sprawić, żeby pracownik rozumiał, na jakich warunkach pracuje, a pracodawca mógł to wykazać.
Najważniejsza jest umowa. Powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia z nim umowy na piśmie przed dopuszczeniem go do pracy. Dalej możliwe są dwa warianty:
- umowa po polsku, a cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim: przed podpisaniem pracodawca przedstawia mu treść umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej i przechowuje tę wersję;
- umowa w języku obcym: pracodawca przechowuje jej tłumaczenie na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości.
Wersję zrozumiałą dla pracownika i tłumaczenie przysięgłe przechowuje się przez okres wykonywania pracy i jeszcze przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym umowa się zakończyła. W pierwszym wariancie przepis nie wymaga, żeby wersja zrozumiała dla pracownika była tłumaczeniem przysięgłym. W drugim tłumaczenie przysięgłe na polski jest obowiązkowe.
Jeśli pracodawca dostał zezwolenie na pracę, przed powierzeniem pracy przekazuje urzędowi umowę z cudzoziemcem w języku polskim (albo jej kopię) przez system teleinformatyczny. Przy zezwoleniu na pracę wersja polska umowy i tak będzie więc potrzebna.
Kilka innych obowiązków dotyczących języka:
- pracodawca informuje cudzoziemca na piśmie, w języku dla niego zrozumiałym, o prawie wstępowania do związków zawodowych;
- przy pracy sezonowej, jeśli pracodawca zapewnia kwaterę, przed podpisaniem umowy najmu lub użyczenia przedstawia pracownikowi jej tłumaczenie na język dla niego zrozumiały;
- na wniosek m.in. wojewody, starosty, ZUS, Państwowej Inspekcji Pracy, Krajowej Administracji Skarbowej, Straży Granicznej czy Policji pracodawca udostępnia dokumenty potwierdzające wypełnienie obowiązków, sporządzone po polsku albo przetłumaczone na polski.
Ostatni punkt ma znaczenie przy kontrolach. Przepis mówi o dokumentach „przetłumaczonych na język polski” i nie wymaga przy tym tłumacza przysięgłego. Dokumenty, które powstają w firmie w języku pracowników, dobrze jest posiadać także w wersji polskiej.
Zostają regulamin, zasady BHP, instrukcje stanowiskowe, informacje dla pracowników i materiały onboardingowe. Wykonujemy dla agencji tłumaczenia specjalistyczne i przysięgłe. W ofercie mamy też post-edycję tłumaczeń maszynowych. Przy materiałach wewnętrznych dla zespołu można więc połączyć tłumaczenie maszynowe ze sprawdzeniem tekstu przez tłumacza.
Tłumaczenie dokumentów cudzoziemców dla wielu kandydatów naraz: jak to zaplanować
Pojedynczy kandydat to kilka dokumentów. Grupa kilkudziesięciu osób z kilku krajów to już osobny projekt. Przy większej skali rekrutacji kosztem nie jest wyłącznie cena tłumaczenia. Dochodzi czas pracownika agencji: szukanie tłumaczy, wysyłanie zapytań, uzgadnianie terminów, pilnowanie zleceń, przekazywanie dokumentów i rozliczanie wielu wykonawców.
Kilka zasad, które upraszczają pracę:
Podział dokumentów na starcie. Przy przyjęciu kandydata dobrze jest rozdzielić dokumenty na trzy grupy:
- dokumenty w języku obcym, które trafią do wniosku o pobyt albo o zezwolenie na pracę: tłumaczenie przysięgłe, z wyjątkiem dokumentów podróży przy zezwoleniu na pracę;
- umowa: jeśli jest w języku obcym, tłumaczenie przysięgłe na polski do dokumentacji pracodawcy; jeśli jest po polsku, a pracownik nie posługuje się językiem polskim, wersja dla niego zrozumiała;
- materiały dla zespołu (regulamin, BHP, instrukcje): tłumaczenie zwykłe lub specjalistyczne.
Taki podział pozwala zamawiać tłumaczenia przysięgłe tam, gdzie przepis tego wymaga, i nie ryzykować tłumaczenia zwykłego tam, gdzie taka wersja nie zostanie zaakceptowana .
Tłumaczenia przy rekrutacji, zamiast dopiero po wezwaniu. Dokumenty z pierwszej grupy można przekazać do tłumaczenia od razu po przyjęciu kandydata. Komplet dokumentów w MOS już przy składaniu wniosku o pobyt może ograniczyć korespondencję z urzędem.
Ważność dokumentów. Podlaski Urząd Wojewódzki wskazuje, że dokumenty powiązane ze sobą przedstawia się łącznie i muszą być ważne w dniu wydania decyzji. Przy dłuższych postępowaniach trzeba pilnować, czy jakieś zaświadczenie nie wymaga w międzyczasie aktualizacji. Nowy dokument to także nowe tłumaczenie.
Skany i oryginały. Do wniosku w MOS dołącza się m.in. skany wszystkich stron paszportu, a oryginał okazuje się do wglądu. Przy zezwoleniach na pracę pracodawca dołącza cyfrowe odwzorowania dokumentów, a oryginały przedstawia na żądanie urzędu. Oryginały trzeba więc mieć pod ręką, bo urząd może poprosić o nie do wglądu.
Jeden kanał przekazywania dokumentów. Przy stałej współpracy opłaca się raz ustalić, jak przesyłać pojedyncze dokumenty i całe pakiety, jak rozliczać zlecenia i jak zgłaszać pilne sprawy. Dokumenty nowego pracownika trafiają wtedy w jedno miejsce, a osoba prowadząca legalizację zajmuje się kolejnym etapem.
Jak pracujemy z agencjami
mTłumaczenia.pl może przejąć stałą obsługę tłumaczeniową pracowników zagranicznych agencji. Współpraca obejmuje:
- jednego opiekuna do kontaktu zamiast kilku tłumaczy dla kilku języków;
- dostęp do tłumaczy przysięgłych różnych języków i obsługę ponad 40 języków w jednym miejscu;
- przesyłanie pojedynczych dokumentów albo całych pakietów, także dla większych grup pracowników;
- zbiorcze rozliczenia przy stałej współpracy i priorytetową realizację pilnych zleceń po potwierdzeniu dostępności tłumacza;
- staramy się dostosować do wewnętrznych procedur klienta, cechuje nas duża elastyczność i zrozumienie potrzeb klienta, tak żeby klient mógł prawie zapomnieć o tłumaczeniach 🙂
Odpowiadamy za część tłumaczeniową procesu, a kontrolę nad samym postępowaniem legalizacyjnym zachowuje agencja lub jej dział legalizacji.
Przykład z naszej praktyki: od wielu lat wspieramy kancelarię prawniczą, dla której tłumaczymy m.in. dokumenty pracowników z Azji planujących pobyt i pracę w Polsce. Więcej przykładów współpracy z firmami opisujemy na stronie obsługi językowej firm.
Tłumaczenia przysięgłe wykonujemy od początku działalności. Biuro działa od 1957 roku, a jego pierwotna nazwa to Zespół Tłumaczy Przysięgłych i Technicznych Nr 1. Współpracujemy z ponad 400 tłumaczami z Polski i z zagranicy i tłumaczymy w ponad 40 językach. Mamy biura we Wrocławiu, Warszawie, Poznaniu i Szczecinie, a o ich pracy świadczą opinie klientów w Google i pisemne referencje.
Jeśli regularnie realizują Państwo tłumaczenia dokumentów kandydatów z różnych krajów, to po udostępnieniu przykładowych dokumentów, przygotujemy wycenę dla całej grupy. Szczegóły współpracy opisujemy na stronach tłumaczeń dla agencji pracy i tłumaczeń przysięgłych.
FAQ
Czy urząd przyjmie tłumaczenie zrobione za granicą?
Urzędy, w tym urzędy wojewódzkie, przyjmują tłumaczenia przysięgłe, czyli wykonane przez tłumacza przysięgłego z uprawnieniami nadanymi przez Ministra Sprawiedliwości w Polsce, wpisanego na oficjalną listę tłumaczy przysięgłych. Przed zleceniem tłumaczenia dobrze jest sprawdzić wymagania konkretnego urzędu lub instytucji, do której dokument trafi.
Ile trwa tłumaczenie przysięgłe dyplomu lub paszportu?
Czas zależy od objętości dokumentu, języka i dostępności tłumacza przysięgłego. Standardowo tłumaczenie przysięgłe trwa do kilku dni roboczych, a w razie potrzeby można skorzystać z trybu pilnego. Staramy się dostosować termin realizacji do oczekiwań klienta. Przed rozpoczęciem pracy przedstawiamy wycenę i termin wykonania.
Czy można przesłać skany zamiast oryginałów?
W wielu przypadkach do wykonania tłumaczenia wystarczy skan albo czytelne zdjęcie dokumentu, a oryginał należy okazać w biurze przy odbiorze tłumaczenia lub wysłać do nas pocztą. Część urzędów akceptuje tłumaczenie wykonane na podstawie kopii dokumentu lecz jest to dość rzadkie, dlatego najlepiej wcześniej ustalić wymagania urzędu, w którym tłumaczenie będzie składane.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r. poz. 621 ze zm.): tekst ujednolicony Kancelarii Sejmu
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz.U. z 2025 r. poz. 1629)
- Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1079 ze zm.)
- Ustawa z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego
- Zielona Linia (Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej): Umowa z cudzoziemcem
- Zielona Linia: PUP Włoszczowa – tłumaczenia prawa jazdy cudzoziemca
- Zielona Linia: Nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców od 1 grudnia 2025 r.
- Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu: informacje o pobycie czasowym i MOS
- Łódzki Urząd Wojewódzki: Praca i pobyt
- Podlaski Urząd Wojewódzki: Inne okoliczności
Stan prawny na dzień 11 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.