Wszystkie wykryte w księgach rachunkowych nieprawidłowości wymagają poprawienia. Nie ma znaczenia to, kiedy zostały dokładnie popełnione. Podczas prac księgowych zawsze możliwe jest popełnieniu nawet prostych błędów. Najczęstsze z nich to między innymi nieprawidłowy zapis czy też jego całkowity brak. Aby uniknąć problemów, które mogą mieć poważne następstwa, coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z usług nowoczesnego biura księgowego online.
Kiedy możesz wykryć błędy księgowe?
Błędy księgowe wykryjesz w kilku sytuacjach. Najczęściej do ich zlokalizowania dochodzi podczas sprawdzania dokumentów. Warto pamiętać o tym, że każdy plik wymaga kontroli formalnej, rachunkowej oraz merytorycznej. Kolejnym momentem, w którym można wychwycić nieprawidłowości, jest porównywanie kont syntetycznych oraz analitycznych. Do wykrycia błędów dochodzi też podczas zestawienia obrotów i sald czy też podczas przeprowadzania inwentaryzacji.
Błędy, z jakimi spotkasz się najczęściej, to przede wszystkim:
- zaksięgowanie niewłaściwej kwoty na nieprawidłowych kontach/koncie,
- zaksięgowanie dobrej kwoty, ale na złych kontach/koncie,
- zaksięgowanie nieprawidłowej kwoty na właściwych kontach,
- wykonaniu operacji na prawidłowych kontach, aczkolwiek po złej stronie kont.
Warto dodać, że pojawiające się nieprawidłowości w zapisach księgowych mogą być też powiązane z dwukrotnym ujęciem tej samej operacji gospodarczej lub też pominięciem danej operacji podczas księgowania.
Jak poprawić błędy księgowe?
Błędy rachunkowe możesz poprawić na kilka sposobów. Wiele zależy od tego, w jakiej chwili uchwyciłeś nieprawidłowości. Do wyboru masz technikę ręczną dla korekta błędów w księgowości oraz technikę komputerową. W przypadku kiedy sięgniesz po technikę ręczną, natomiast błąd wykryjesz jeszcze przed zamknięciem miesiąca, wówczas najlepiej zastosuj tak zwaną korektę. Błędny zapis podkreśl, tak aby był on czytelny. Obok niego wykonaj zapis poprawny, uwzględnij przy tym datę oraz podpis osoby poprawiającej. Jeśli natomiast używasz techniki komputerowej, a błąd wykryjesz po zamknięciu miesiąca, wówczas zastosuj tak zwane storno. Podzielić je można na:
- storno czarne – błędny zapis powtarza się po przeciwnych stronach kont, na których są błędy, po czym księguje prawidłowo,
- storno czerwone- błędny zapis powtarza się kolorem czerwonym (oznacza liczby ujemne) po stronie wystąpienia błędu, po czym księguje w sposób właściwy.
A jak wygląda korygowanie błędów w dowodach zewnętrznych? Dokument prostujący należy wówczas odesłać kontrahentowi. W przypadku dowodów wewnętrznych korygowanie nieprawidłowości opiera się przede wszystkim na ich widocznym skreśleniu i poprawieniu treści czy kwoty. Pamiętaj też o dacie i czytelnym podpisie.
A czego nie wolno robić? Przede wszystkim dokonywać przeróbek i wymazywać treść w dowodach księgowych. A jak wygląda poprawa błędów w przypadku zatwierdzonego już sprawozdania? Według art.54 ust.2 ustawy o rachunkowości skutki wykrytych błędów powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym jednostka je wychwyciła.
Dokumenty księgowe w świetle prawa – jakie są co do nich wymagania?
Dowody księgowe powinny być przede wszystkim rzetelne, a więc nie mogą zawierać błędów i muszą być w pełni kompletne. Według prawa powinny także odzwierciedlać rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej, której dotyczą. Ponadto należy uwzględnić w nich wszelkie najistotniejsze dane, a więc:
- podpis wystawy i odbiorcy,
- rodzaj i nr dowodu,
- opis operacji,
- wartość operacji,
- określenie stron dokonujących operacji gospodarcze,
- datę operacji gospodarczej,
- datę wystawienia dowodu,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych.
Kto odpowiada za błędy księgowe? Czy warto wybrać biuro księgowe online?
Przedsiębiorca odpowiada za wszelkie błędy księgowe, które mogą zostać wykryte podczas postępowania wyjaśniającego, czy też kontroli skarbowej. Warto jednak pamiętać, że jeśli wybierzesz nowoczesne biuro księgowe online, to poprowadzi ono rachunkowość zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem.
Księgowość online daje Ci możliwość prostego i komfortowego zarządzania rachunkowością Twojej firmy z poziomu urządzenia mobilnego. Takie rozwiązanie znacząco przewyższa klasyczną księgowość i niesie ze sobą wiele zalet. Biuro online jest elastycznym udogodnieniem. Do systemu zalogujesz się bez trudu z każdego miejsca na świecie i o każdej godzinie. Jest to ogromnym atutem, ponieważ na bieżąco masz dostęp do wszelkich danych i możesz je kontrolować. Stały dostęp do informacji finansowych pozwoli Ci łatwiej podejmować decyzje biznesowe.
Wybierając takie rozwiązanie, masz też możliwość skorzystania z wielu praktycznych narzędzi, które zmniejszą ryzyko pojawienia się błędów rachunkowych. Nie bez znaczenia jest też to, że zdalna księgowość jest mniej kosztowna od tej tradycyjnej, a jednocześnie też daje Ci możliwość porozmawiania ze specjalistami i poradzenia się ich, gdy będziesz chcieć rozjaśnić zagadnienia prawne.
Masz dodatkowe pytania? Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie?
Sprawdź, jak technologia może ułatwić Ci życie! Z biuro rachunkowe WARIDO zyskujesz dostęp do zaawansowanych narzędzi i rozwiązań technologicznych. Skorzystaj z 100% skanów faktur, elektronicznych obiegu dokumentów i innych innowacji, które usprawnią Twój proces księgowy. Skontaktuj się z nami już teraz!
- Napisz do nas e-mail: [email protected]
- Zadzwoń do nas: tel. 537 726 726