Informacja dodatkowa do sprawozdania finansowego to obowiązkowy element dokumentacji księgowej, który uzupełnia bilans i rachunek zysków i strat o szczegółowe wyjaśnienia. Dokument ten musi zostać złożony wraz ze sprawozdaniem finansowym do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie do 15 dni od dnia zatwierdzenia. Przepisy ustawy o rachunkowości określają dokładnie, jakie informacje powinny się w nim znaleźć. Brak prawidłowo wypełnionej informacji dodatkowej może skutkować odmową przyjęcia sprawozdania przez sąd rejestrowy.
Co musi zawierać informacja dodatkowa
Zakres informacji dodatkowej zależy od wielkości jednostki i formy prowadzonej działalności. Wszystkie spółki kapitałowe – bez względu na rozmiar – muszą przedstawić kompletny zestaw danych określony w art. 45 ustawy o rachunkowości.
Podstawowe elementy obowiązkowe to:
- Wprowadzenie z danymi identyfikacyjnymi jednostki (nazwa, siedziba, forma prawna, przedmiot działalności)
- Informacje o przyjętych zasadach rachunkowości, w tym o metodach wyceny aktywów i pasywów
- Dodatkowe informacje i objaśnienia do poszczególnych pozycji bilansu i rachunku zysków i strat
- Zestawienie zmian w kapitale własnym
- Informacje o zobowiązaniach warunkowych i innych zobowiązaniach nieujętych w bilansie
Mikroprzedsiębiorcy mogą sporządzić uproszczoną informację dodatkową, która ogranicza się do kilku podstawowych elementów. Dotyczy to jednostek, które nie przekroczyły dwóch z trzech progów: 1,5 mln euro sumy bilansowej, 3 mln euro przychodów netto, średnio 10 pracowników.
Struktura dokumentu i kolejność informacji
Informacja dodatkowa nie ma urzędowego wzoru formularza – sporządza się ją jako dokument tekstowy w dowolnym edytorze. Ważna jest jednak logiczna kolejność prezentowanych danych, która ułatwi weryfikację przez sąd rejestrowy.
Dokument rozpoczyna się od części wprowadzającej z danymi rejerowymi. Należy podać pełną nazwę spółki zgodną z KRS, adres siedziby, numer KRS, NIP i REGON. Warto dodać krótki opis działalności – wystarczy kilka zdań charakteryzujących główny profil działalności gospodarczej.
Następna część to omówienie zasad rachunkowości. Trzeba wskazać, czy sprawozdanie sporządzono zgodnie z ustawą o rachunkowości czy według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. Dalej opisuje się przyjęte metody wyceny – środków trwałych, zapasów, należności, zobowiązań. Kluczowe jest określenie stosowanych stawek amortyzacji dla poszczególnych grup środków trwałych.
Objaśnienia do pozycji bilansowych
Ta sekcja stanowi najobszerniejszą część dokumentu. Dla każdej istotnej pozycji bilansu podaje się szczegółowe wyjaśnienia liczbowe. W praktyce oznacza to rozpisanie wartości zbiorczych na składniki szczegółowe.
Dla aktywów trwałych należy przedstawić wartość początkową, umorzenie oraz wartość netto na początek i koniec roku obrotowego. Jeśli nastąpiły zwiększenia lub zmniejszenia – opisuje się ich przyczyny. Przy nieruchomościach warto dodać informację o podstawie prawnej władania (własność, użytkowanie wieczyste, najem).
Dla należności i zobowiązań podaje się podział według terminów wymagalności: do 12 miesięcy i powyżej. Oddzielnie wykazuje się należności i zobowiązania wobec jednostek powiązanych. Jeśli utworzono odpisy aktualizujące wartość należności – trzeba podać ich wysokość i uzasadnienie.
W części dotyczącej kapitału własnego wyjaśnia się zmiany, które zaszły w ciągu roku. Szczególną uwagę przyciąga podział wyniku finansowego – ile przeznaczono na dywidendę, ile na kapitał zapasowy, ile pozostawiono jako niepodzielony wynik.
Rachunek zysków i strat – rozwinięcie
Objaśnienia do rachunku zysków i strat koncentrują się na istotnych pozycjach przychodów i kosztów. Przychody ze sprzedaży rozbija się na kategorie produktów lub usług, można też przedstawić podział geograficzny.
Koszty działalności operacyjnej warto podzielić według rodzaju: zużycie materiałów, usługi obce, wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne, amortyzacja. Jeśli wystąpiły nietypowe zdarzenia – duże odpisy aktualizujące, straty na należnościach, koszty restrukturyzacji – każde wymaga osobnego wyjaśnienia.
Przychody i koszty finansowe również należy szczegółowo rozpisać. Odsetki od lokat, dywidendy, różnice kursowe, odsetki od kredytów – każda kategoria w osobnej pozycji z podaniem kwoty.
Zobowiązania warunkowe i pozabilansowe
Ten fragment często sprawia trudności, ponieważ dotyczy zdarzeń niepewnych lub przyszłych. Zobowiązania warunkowe to potencjalne obciążenia, które mogą się zmaterializować w zależności od wystąpienia określonych zdarzeń.
Najczęstsze przykłady to udzielone gwarancje i poręczenia. Jeśli spółka poręczyła za kredyt innej firmy lub wystawiła gwarancję kontraktową – trzeba to ujawnić z podaniem kwoty i terminu wygaśnięcia zobowiązania. Podobnie postępuje się z wekslami własnymi in blanco – podaje się liczbę wystawionych weksli i maksymalną kwotę, do jakiej mogą zostać wypełnione.
Sprawy sądowe w toku również należą do tej kategorii. Jeśli przeciwko spółce toczy się postępowanie o odszkodowanie lub zapłatę – informuje się o wartości roszczenia i stadium postępowania. Nie trzeba opisywać spraw bagatelnych, ale każda sprawa o wartości przekraczającej 10% kapitałów własnych powinna zostać wymieniona.
Pominięcie istotnych zobowiązań warunkowych może być uznane za zatajenie informacji i skutkować odpowiedzialnością członków zarządu. W razie wątpliwości lepiej podać informację z zastrzeżeniem, że zdarzenie jest mało prawdopodobne.
Przykład wypełnienia dla spółki handlowej
Spółka ABC sp. z o.o. prowadzi działalność handlową – import i sprzedaż artykułów elektronicznych. Zatrudnia 8 osób, przychody za rok obrotowy wyniosły 2,4 mln zł. Spółka może sporządzić uproszczone sprawozdanie, ale zdecydowała się na pełną informację dodatkową.
Część wprowadzająca – wzór
ABC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Przykładowa 10, 00-001 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy pod numerem KRS 0000123456, NIP 5213456789, REGON 147258369. Przedmiotem działalności spółki jest import i sprzedaż hurtowa oraz detaliczna sprzętu elektronicznego użytkowego. Sprawozdanie finansowe sporządzono za rok obrotowy od 1 stycznia 2023 r. do 31 grudnia 2023 r.
Zasady rachunkowości – fragment przykładowy
Sprawozdanie finansowe sporządzono zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego nastąpiło przy zastosowaniu następujących metod:
Środki trwałe wyceniono w wartości początkowej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne. Amortyzację naliczono metodą liniową przy zastosowaniu stawek: budynki i budowle 2,5%, urządzenia techniczne 14%, środki transportu 20%, komputery i sprzęt IT 30%.
Zapasy towarów handlowych wyceniono według cen nabycia metodą FIFO. Na dzień bilansowy dokonano odpisu aktualizującego wartość towarów o obniżonej wartości użytkowej w kwocie 15.000 zł.
Należności wykazano w kwocie wymaganej zapłaty, pomniejszonej o odpisy aktualizujące. Odpisy utworzono dla należności przeterminowanych powyżej 6 miesięcy w wysokości 50% wartości oraz dla należności przeterminowanych powyżej 12 miesięcy w wysokości 100% wartości.
Objaśnienia do bilansu – przykładowe pozycje
Środki trwałe o wartości netto 450.000 zł obejmują: budynek magazynowy 320.000 zł (użytkowanie wieczyste gruntu), samochody dostawcze 80.000 zł, wyposażenie biurowe i sprzęt komputerowy 50.000 zł. W roku obrotowym zakupiono dwa samochody dostawcze o wartości 120.000 zł oraz sprzedano jeden samochód o wartości netto 15.000 zł.
Zapasy towarów handlowych na dzień 31.12.2023 r. wyniosły 380.000 zł i obejmują: telewizory 180.000 zł, sprzęt audio 95.000 zł, akcesoria elektroniczne 105.000 zł. Wartość zapasów uwzględnia odpis aktualizujący 15.000 zł na towary uszkodzone i trudno zbywalne.
Należności z tytułu dostaw i usług w kwocie 420.000 zł obejmują: należności nieprzeterminowane 350.000 zł, przeterminowane do 30 dni 45.000 zł, przeterminowane od 30 do 180 dni 25.000 zł. Utworzono odpis aktualizujący w wysokości 12.000 zł na należności wątpliwe.
Podpisy i załączniki
Informację dodatkową podpisują wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji spółki – tak jak bilans i rachunek zysków i strat. Wymagane są podpisy członków zarządu oraz osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Pod podpisami umieszcza się datę sporządzenia dokumentu.
Do informacji dodatkowej dołącza się zestawienie zmian w kapitale własnym (jeśli nie zostało włączone do treści dokumentu) oraz rachunek przepływów pieniężnych. Spółki podlegające badaniu przez biegłego rewidenta załączają również opinię i raport z badania.
Dokument składa się w KRS w formie elektronicznej przez system S24. Format pliku to PDF podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Wielkość pliku nie może przekraczać 10 MB. Jeśli informacja dodatkowa jest obszerniejsza, można podzielić ją na kilka plików i załączyć jako osobne dokumenty.