Urlop wypoczynkowy kojarzy się z planowanym wyjazdem i wnioskiem złożonym z wyprzedzeniem, a urlop okolicznościowy – z nagłą, życiową sytuacją, której nikt nie planuje. W jednym i drugim przypadku pracownik jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, ale pojawia się konkretne pytanie: czy urlop okolicznościowy jest płatny tak samo jak zwykły urlop? W praktyce to nie tylko kwestia kilku dni wolnego, ale bardzo wymierny koszt – zarówno dla pracownika (utrata zarobku), jak i pracodawcy (pełne wynagrodzenie za nieprzepracowany czas). Poniżej zebrano zasady, podstawy prawne i praktyczne problemy, w tym także to, co dzieje się, gdy spór o te dni kończy się w sądzie i pojawiają się opłaty sądowe.
Urlop okolicznościowy a urlop wypoczynkowy – podstawowe różnice
Na początku warto jasno oddzielić dwa pojęcia: urlop wypoczynkowy i urlop okolicznościowy. Oba zwalniają z pracy, ale nie są tym samym.
Urlop wypoczynkowy wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy, ma określony wymiar roczny (20 lub 26 dni), można go planować, dzielić, przenosić na kolejny rok. Urlop okolicznościowy z kolei to dodatkowe dni wolne, które przysługują wyłącznie w związku z konkretnym, wymienionym w przepisach zdarzeniem – np. ślubem, narodzinami dziecka czy śmiercią bliskiej osoby.
Najważniejsze różnice:
- Podstawa: urlop wypoczynkowy – Kodeks pracy; urlop okolicznościowy – rozporządzenie o usprawiedliwianiu nieobecności w pracy.
- Wymiar: wypoczynkowy – roczny limit; okolicznościowy – z góry określona liczba dni na dane zdarzenie.
- Cel: wypoczynek vs. załatwienie spraw lub udział w wydarzeniu o istotnym znaczeniu życiowym.
- Sposób planowania: wypoczynkowy – można planować; okolicznościowy – zwykle nagły, powiązany w czasie z wydarzeniem.
W jednym i drugim przypadku kluczowe jest to, czy pracownik ma prawo do wynagrodzenia za dni wolne. I tu odpowiedź w przypadku urlopu okolicznościowego jest dość jednoznaczna.
Czy urlop okolicznościowy jest płatny – zasada ogólna
Dla pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę urlop okolicznościowy jest płatny. Oznacza to, że za czas zwolnienia od pracy z powodu określonego zdarzenia życiowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Wynika to z dwóch aktów prawnych działających razem:
- Rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy – określa, kiedy i ile dni przysługuje.
- Przepisów o zasadach ustalania wynagrodzenia za urlop – nakazują liczyć wynagrodzenie za czas zwolnienia jak za urlop wypoczynkowy.
Pracownik etatowy, który bierze urlop okolicznościowy zgodnie z przepisami, zachowuje prawo do wynagrodzenia w 100% – tak jakby normalnie pracował.
Nie ma tu żadnego „zawieszenia płatności” ani redukcji – oczywiście przy założeniu, że pracownik jest wynagradzany w typowy sposób (stała pensja miesięczna, ewentualnie premie, dodatki itd., liczone zgodnie z rozporządzeniem urlopowym).
Jak liczone jest wynagrodzenie za urlop okolicznościowy?
Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy liczone jest według zasad jak za urlop wypoczynkowy. Czyli:
Przy stałej pensji miesięcznej sprawa jest prosta – za miesiąc, w którym wypada urlop okolicznościowy, pracownik otrzymuje pełne wynagrodzenie, tak jakby przepracował wszystkie dni robocze. Nie ma potrąceń „za wolne”.
Przy składnikach zmiennych (premie, prowizje, dodatki za nadgodziny) pracodawca powinien obliczyć średnie wynagrodzenie z określonego okresu (zwykle ostatnie 3 miesiące, a przy dużej zmienności – z 12). Ta średnia trafia do podstawy obliczenia wynagrodzenia za dzień urlopu okolicznościowego.
W praktyce pojawiają się najczęstsze problemy:
- nieprawidłowe uwzględnienie premii (np. pracodawca pomija premie regulaminowe, które powinny wejść do podstawy),
- liczenie wynagrodzenia za urlop okolicznościowy tylko od „gołej pensji”,
- nieprawidłowe zaokrąglanie i liczenie stawki za 1 dzień/1 godzinę.
Warto wiedzieć, że pracodawca nie może uznać z własnej woli, że „urlop okolicznościowy jest u nas bezpłatny”. Można przyznać więcej dni, niż przewiduje rozporządzenie (np. dodatkowy dzień wolny przy ślubie), ale nie można ich pozbawić wynagrodzenia, jeśli mają charakter zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do płacy.
Kiedy i ile dni urlopu okolicznościowego przysługuje?
Wymiar urlopu okolicznościowego zależy od zdarzenia. Najczęściej spotykane sytuacje:
- 2 dni – w razie ślubu pracownika, urodzenia się jego dziecka lub śmierci i pogrzebu: małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
- 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika lub śmierci i pogrzebu: siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka lub innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Dni te są dodatkowe – nie pomniejszają puli urlopu wypoczynkowego. Co ważne, urlop okolicznościowy powinien być wykorzystany w związku czasowym z danym zdarzeniem. Nie musi to być dokładnie dzień ślubu czy dzień porodu, ale zbyt odległe przesunięcie w czasie może być kwestionowane.
Urlop okolicznościowy udzielany jest na wniosek pracownika, zwykle w formie pisemnej lub elektronicznej w systemie kadrowym. Pracodawca może żądać dokumentu potwierdzającego zdarzenie (akt zgonu, akt urodzenia, zaświadczenie o ślubie), ale nierzadko wystarcza samo oświadczenie, szczególnie w mniejszych firmach. Zdarza się jednak, że bez dokumentu dział kadr wstrzymuje wypłatę wynagrodzenia za ten dzień – aż do chwili wyjaśnienia.
Urlop okolicznościowy przy umowie zlecenia, B2B i innych formach
Wszystko powyżej dotyczy pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, czyli osób zatrudnionych na umowie o pracę. W przypadku innych form współpracy sytuacja jest inna – i tu wiele osób się rozczarowuje.
Przy umowie zlecenia czy umowie o dzieło przepisy o urlopach pracowniczych – także okolicznościowych – nie obowiązują. Zleceniobiorca co do zasady nie ma ustawowego prawa ani do płatnego urlopu wypoczynkowego, ani do płatnego zwolnienia z powodu zdarzeń rodzinnych. Ewentualne przerwy i ich odpłatność mogą być ustalone wyłącznie w treści umowy (lub późniejszego aneksu).
Podobnie przy B2B (samozatrudnienie) – przedsiębiorca świadczący usługi na rzecz innej firmy nie jest pracownikiem, więc nie ma prawnej podstawy do domagania się płatnego urlopu okolicznościowego. Wszystko zależy od kontraktu i faktycznego rozliczania usług.
W praktyce niektórzy zleceniodawcy czy kontrahenci wprowadzają do umów zapisy o określonej liczbie dni płatnej przerwy w roku. To jednak wyłącznie dobrowolne postanowienia umowne, a nie wynik obowiązku ustawowego.
Spory o wynagrodzenie za urlop okolicznościowy a koszty i opłaty sądowe
Najczęstszy spór w praktyce dotyczy nie tyle samego prawa do urlopu okolicznościowego, ile prawidłowego wynagrodzenia za ten czas. Problemy pojawiają się szczególnie w firmach, gdzie wynagrodzenie składa się w dużej mierze z premii, prowizji czy dodatków.
Jeśli pracownik uważa, że wypłacono mu za mało (albo w ogóle odmówiono wypłaty za dzień czy dwa urlopu okolicznościowego), drogą ostateczną pozostaje sąd pracy. Tu pojawia się temat opłat sądowych w sprawach pracowniczych.
Opłaty sądowe w sprawach z zakresu prawa pracy
Spory o wynagrodzenie za urlop okolicznościowy to klasyczne sprawy z zakresu prawa pracy, gdzie roszczenie ma charakter pieniężny (konkretna kwota do zapłaty). Dobra wiadomość jest taka, że w tego typu sprawach pracownik jest w dużym stopniu chroniony przed wysokimi kosztami sądowymi.
Zgodnie z przepisami o kosztach sądowych w sprawach cywilnych:
- pracownik wnoszący pozew o zapłatę wynagrodzenia (w tym za urlop) nie uiszcza opłaty, jeśli wartość przedmiotu sporu nie przekracza określonego progu (obecnie to 50 000 zł),
- przy roszczeniach powyżej tego progu może pojawić się opłata stosunkowa, ale w sporach o kilka dni wynagrodzenia to praktycznie nie występuje,
- ewentualne koszty mogą dotyczyć np. opinii biegłego z zakresu rachunkowości, jeśli konieczne jest wyliczenie wynagrodzenia z uwzględnieniem wielu składników.
Od strony pracodawcy każdy spór oznacza dodatkowe koszty: czas, reprezentację prawną, ryzyko przegranej i obciążenia kosztami zastępstwa procesowego. Dlatego w wielu firmach, gdy sprawa jest oczywista, bardziej opłaca się skorygować listę płac niż wchodzić w spór sądowy o ułamki pensji.
Praktyczne problemy: dokumenty, terminy, odmowa pracodawcy
Choć przepisy są stosunkowo precyzyjne, codzienna praktyka bywa różna. Kilka problemów pojawia się regularnie.
Po pierwsze – moment wykorzystania urlopu. Urlop okolicznościowy powinien pozostawać w rozsądnym związku z danym zdarzeniem. Dzień wolny przy ślubie czy pogrzebie zwykle bierze się w dniu wydarzenia lub bezpośrednio przed/po. Próba przeniesienia takiego dnia na kilka miesięcy później może zostać uznana przez pracodawcę za nieuzasadnioną.
Po drugie – dokumenty. Pracodawca ma prawo żądać potwierdzenia zdarzenia. Odmowa okazania dokumentu (np. odpisu aktu zgonu) może skończyć się potraktowaniem nieobecności jako nieusprawiedliwionej albo rozliczeniem jej jako urlop bezpłatny. Warto jednak pamiętać, że pracodawca nie może żądać dokumentów wykraczających poza niezbędne minimum do potwierdzenia faktu zdarzenia.
Po trzecie – odmowa udzielenia urlopu. Co do zasady, przy spełnieniu warunków (zdarzenie + wniosek) pracodawca powinien urlopu okolicznościowego udzielić. Ewentualne przesunięcie może dotyczyć tylko sytuacji, gdy np. pracownik wnosi o dzień wolny wyraźnie oderwany od daty zdarzenia. Sama konieczność zapewnienia ciągłości pracy nie jest podstawą, by całkowicie odmówić urlopu okolicznościowego.
Co zrobić, gdy pracodawca nie płaci za urlop okolicznościowy?
Jeśli pracodawca:
- odmawia uznania dni za urlop okolicznościowy mimo zdarzenia objętego przepisami,
- traktuje je jako wolne bezpłatne,
- zaniża wynagrodzenie za ten czas (np. liczy tylko od części pensji),
pracownik ma kilka narzędzi działania.
Najprościej zacząć od wyjaśnienia w kadrach – czasem błąd wynika z nieporozumienia lub niewłaściwego zaksięgowania dokumentu. Warto poprosić o pisemne wyjaśnienie, jak obliczono wynagrodzenie za dany dzień/dni.
Jeżeli problemu nie udaje się rozwiązać wewnętrznie, kolejnym krokiem jest Państwowa Inspekcja Pracy. Zawiadomienie PIP nie wiąże się z opłatami, a inspekcja może skontrolować prawidłowość naliczania wynagrodzeń, w tym za urlopy okolicznościowe.
Dopiero ostatnim etapem jest pozew do sądu pracy o zapłatę brakującej części wynagrodzenia. Wspomniany wcześniej brak opłat sądowych przy roszczeniach do 50 000 zł sprawia, że spory o kilka dni wynagrodzenia są finansowo dostępne dla pracowników. Należy jednak liczyć się z czasem trwania postępowania i koniecznością zebrania dokumentów (umowa o pracę, aneksy, paski płacowe, regulaminy wynagradzania, wniosek o urlop okolicznościowy).
Podsumowanie – płatny, ale nie dla każdego
Urlop okolicznościowy w rozumieniu prawa pracy to dodatkowe, płatne dni wolne, przysługujące pracownikowi etatowemu w ściśle określonych sytuacjach życiowych. Wynagrodzenie za ten czas liczone jest jak za urlop wypoczynkowy, a pracodawca nie może dowolnie zmieniać tej zasady ani traktować dni okolicznościowych jako bezpłatnych.
Inaczej wygląda sytuacja osób na umowach cywilnoprawnych czy B2B – w ich przypadku płatne „urlopy” zależą wyłącznie od treści umowy, a nie od przepisów kodeksowych. W razie sporu o wynagrodzenie za urlop okolicznościowy droga sądowa nie jest obciążona wysokimi opłatami sądowymi, co realnie pozwala dochodzić swoich praw, gdy zawodzi rozmowa z pracodawcą.